Alle Nederlandse CBO's zijn aangesloten bij brancheorganisatie VOI©E, de Vereniging van Organisaties die Intellectueel eigendom Collectief Exploiteren.

Om te ervoor te zorgen dat onze organisatie goed functioneert, volgen wij de door VOI©E vastgestelde Governance Code CBO’s 2021 (hierna: GCV), die sinds 1 januari 2021 van kracht is. De 4 principes uit deze code verankert onze algemeen directeur in de organisatie van Videma. Hieronder vertellen we je meer over de vier principes.

Principe 1: Algemene bepalingen

Videma volgt het “Bestuur + Directie model”. Dit houdt in dat het bestuur toeziet op en verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen, de strategie en het beleid. Onze algemeen directeur geeft uitvoering aan dit beleid en heeft de dagelijkse leiding. De Commissie van Rechthebbende (CvR) houdt toezicht op de activiteiten van het Bestuur van Videma.

Kernwaardes

De bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verschillende organen (het bestuur, de directie en de CvR) zijn goed verankerd in onze statuten en diverse reglementen. Daarmee zorgen we dat de leden van de organen betrouwbaar en zorgvuldig handelen en gaan we belangenverstrengeling tegen. Meer over de belangenverstrengelingsregelingen lees je onder principe 4. Niet alleen aan haar eigen functioneren, maar ook daarbuiten hecht Videma veel waarde aan betrouwbaar en zorgvuldig handelen. Daarom kiest Videma ‘betrouwbaarheid’ tot één van haar zes kernwaardes. Er gaan grote bedragen door de organisatie en dat geld is van de rechthebbende. Die moeten ervan uit kunnen gaan dat alles wat Videma doet zorgvuldig en eerlijk gebeurt. Naast ‘betrouwbaarheid’ en ‘zorgvuldigheid’ zijn ‘dienstbaarheid, ‘functionaliteit’, ‘onafhankelijkheid’ en ‘openheid’ de kernwaarden voor het culturele kompas van onze organisatie.

Rechthebbenden en stakeholders

Videma hecht veel waarde aan de belangen, behoeftes en meningen van de rechthebbenden. Onze organisatie draait immers om hen. Daarom staan we altijd open voor suggesties bij het ontwikkelen van nieuw beleid of het herijken van het huidige beleid en de gehanteerde werkwijzen. Naast de rechthebbenden hebben wij regelmatig contact met andere stakeholders:

• Vertoners (bedrijven en instellingen die tv-programma’s zakelijk inzetten en daarvoor moeten afdragen aan Videma). Hieronder vallen naast brancheorganisaties ook individuele licentiehouders),
• Het College van Toezicht Auteursrechten,
• Het Bestuur en de CvR
• VOI©E,
• Andere CBO’s, zoals Buma, Sena en Reprorecht.

Onder principe 3 lees je meer over ons contact met de stakeholders in het afgelopen jaar.

Principe 2: Rolbewust handelen

Onderling overleg

De algemeen directeur, het bestuur en de CvR van Videma hebben hun eigen rol en onderlinge verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden scherp. Ook dit staat goed omschreven in onze statuten en reglementen. De organen overleggen regelmatig, ook buiten de vaste overlegmomenten (2 keer per jaar). Zo informeert de algemeen directeur het bestuur altijd tijdig en uitgebreid over belangrijke ontwikkelingen.

Verantwoordelijkheden

Het bestuur van Videma ziet toe op en is verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen en het uitvoeren van de strategie en het beleid. De algemeen directeur geeft uitvoering aan het door het bestuur bepaalde beleid. Hij is belast met de dagelijkse leiding, het beheer en de bedrijfsvoering van Videma.

De commissie van rechthebbenden

De commissie van rechthebbenden (CvR) houdt toezicht op de activiteiten van het bestuur van Videma. De CvR is bevoegd tot het benoemen, schorsen en ontslaan van bestuursleden, goedkeuren van jaarstukken en vaststellen van repartitiereglementen. De bevoegdheden staan duidelijk beschreven in artikel 16 van de statuten. In de CvR zitten vertegenwoordigers van binnen- en buitenlandse organisaties van Auteursrechthebbenden. Videma heeft, onderverdeeld naar soort gebruik, twee rechtencategorieën waarvoor zij toestemming verleent: openbaarmaking door middel van groepsvertoning en openbaarmaking door middel van doorgifte. Voor elk van deze categorieën is er een eigen repartitiereglement.

Principe 3: Zorgvuldige dagelijkse leiding

Ons managementteam en de (ongeveer 12) medewerkers van Videma ondersteunen de algemeen directeur in zijn functie. De algemeen directeur vindt het belangrijk dat zij in een goede en veilige werkomgeving hun werkzaamheden kunnen verrichten en dat zij weten wat er in het bedrijf speelt. De ontstane traditie van eerstedonderdagvandemaandoverleg (edvdmo), is een prettige manier om de medewerkers op de hoogte te brengen van belangrijke ontwikkelingen bij Videma.

Behoud van kennis

Videma heeft geen concrete opleidingsverplichting voor (nieuwe) medewerkers. Wel stimuleren we relevantie opleiding en ontwikkeling door te wijzen op cursussen op het gebied van auteursrecht en governance die VOI©E of andere organisaties aanbieden. Het onafhankelijke bestuur en de algemeen directeur hebben gezamenlijk alle kunde en kennis en ervaring die nodig is om de kwaliteit van onze kennis te behouden en ons als bedrijf te blijven ontwikkelen. Ook geeft het contact met de stakeholders belangrijke informatie, ervaringen en meningen om de functie zo goed mogelijk uit te oefenen. 2 keer per jaar is er een bijeenkomst tussen de CvR, het bestuur en algemeen directeur waar stakeholders bij worden betrokken.

Belangenconflicten

In de statuten en reglementen van Videma staan belangenconflicten gedefinieerd. Er is een meldregeling ‘Vermoeden van een Misstand of Integriteitsschending’ zodat medewerkers zich veilig voelen om eventuele vermoedens van misstanden en onregelmatigheden zonder risico voor hun positie te kunnen melden.

Principe 4: Goed toezicht uitoefenen

Videma doet er alles aan om belangenverstrengeling te allen tijde tegen te gaan. In onze statuten en reglementen staan regelingen over hoe de algemeen directeur, het bestuur en de CvR omgaan met dergelijke kwesties. Met de regelingen signaleren en behandelen we eventuele (schijn van) belangenverstrengeling in een zo vroeg mogelijk stadium. Zo hebben het bestuur en de algemeen directeur de regel dat het aannemen van nevenfuncties vooraf wordt gemeld. Onze toezichthouders zijn onafhankelijk, integer en alert. Tegenstrijdige belangen behandelen ze transparant en zorgvuldig.

Klachtenregeling

Videma heeft een klachtenregeling opgetuigd, in overeenstemming met de sector brede klachtenregeling van VOI©E. Dit maakt het mogelijk om als direct belanghebbende een klacht in te dienen over de integriteit van het bestuur of algemeen directeur.

Toezicht op proces en functioneren

Vanuit de toezichthoudende rol reflecteert Videma de zorgvuldige uitvoering van processen en of de geïncasseerde licentievergoedingen juist, volledig en tijdig worden geïnd en uitgekeerd. Het bestuur evalueert jaarlijks haar eigen functioneren en dat van de algemeen directeur. Naast de leden van het bestuur levert ook de algemeen directeur daarvoor input. De leerpunten, ook die betrekking hebben op de samenwerking met de algemeen directeur, worden besproken en geïmplementeerd voor zover dat relevant is.

Toezicht van uit CvR

De CvR bestaat uit 11 vertegenwoordigers van rechthebbenden die hun taak als toezichthouder onafhankelijk uitoefenen. Dit betekent dat zij besluiten nemen zonder de last te dragen van ruggenspraak met de achterban door wie zij zijn voorgedragen. In de praktijk betekent dit niet dat er geen enkel contact is met de achterban, en ook niet dat zij het perspectief van hun kennis en ervaring met het werkveld niet kunnen inbrengen. Het betekent wel dat de leden van de cvr zich bij de besluitvorming richten tot het belang van Videma en de met Videma verbonden onderneming.

Extern toezicht

Extern wordt op Videma toezicht uitgeoefend door het College van Toezicht Auteursrechten (CvTA) op basis van de ”Wet toezicht en geschillenbeslechting collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten”.